ФНС России: проверяйте каждый документ от контрагента

Немногие компании тщательно проверяют своих контрагентов. И даже заблаговременной проверки бывает недостаточно: если не проконтролировать «первичку» от делового партнера на этапе работы по договору, за плательщика это сделают инспекторы при проверке.

Осмотрительность должна быть всеобъемлющей

Обычный порядок соблюдения требования о проявлении должной осмотрительности для компаний прост. Надо следовать рекомендациям Минфина России. В частности, получить:

• выписку о компании из ЕГРЮЛ;
• копии учредительных документов;
• подтверждение полномочий подписывать документы от лица контрагента;
• данные из официальных источников информации о его деятельности.

Но достаточно ли этих действий, чтобы уйти от претензий проверяющих?

ФНС России сориентировала плательщиков на самостоятельную оценку рисков. И рекомендовала исследовать статус и репутацию контрагентов еще на этапе выбора поставщиков, не ограничиваясь запросом учредительных документов (письмо от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124).

К сведению

Критерии самостоятельной оценки рисков изложены в Концепции системы планирования выездных налоговых проверок (приказ ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Основной акцент ФНС России делает на проявление должной осмотрительности именно до вступления в сделку с контрагентом. Определенных требований по постоянному мониторингу добросовестности действий контрагентов уже после заключения договора налоговая служба не предлагает.

Вместе с тем плательщику нужно подготовить пакет первичных документов для подтверждения вычета. Их достоверность напрямую влияет на право возмещения НДС из бюджета.

Получается, что в течение всего срока действия договора с контрагентом понятие должной осмотрительности подразу­мевает проверку не только самого делового партнера, но и всех поступающих от него документов.

Счет-фактура в приоритете

За заполнение счета-фактуры отвечает поставщик услуги, но проверять его реквизиты должна компания. По мнению налоговых органов, для применения вычетов плательщик должен быть уверен в том, что все заявленные сведения являются достоверными. Это и значит – проявить должную осмотрительность.

Помимо счетов-фактур надо обращать внимание на все первичные документы, отражающие и подтверждающие реальность операции. В том числе:

• на договоры со всеми дополнениями и приложениями;
• акты приемки услуг/работ;
• платежные поручения;
• товарные накладные;
• транспортные накладные;
• заявки/поручения на оказание услуг / выполнение работ;
• справки о стоимости работ;
• таможенные декларации на товары.

Перечисленные документы сыграют плательщику на руку в споре – подтвердят реальные экономические отношения и отсутствие признаков формального документооборота. Поэтому все реквизиты и сведения надо тщательно проверить на соответствие принципам достоверности и относимости к сделке.

Что делать?

Если налогоплательщик заранее истребовал информацию о контрагенте, в дальнейшем проверять достоверность первичных документов намного проще.

Рекомендации плательщикам

1. Каждый первичный документ проверьте на предмет наличия полномочий должностных лиц контрагента на его подписание.
2. Удостоверьтесь в актуальности данных о генеральном директоре или представителе контрагента, который подписал документы. 
3. Проверьте наличие корректных ссылок в первичных документах на договор с контрагентом. 
4. Cоотнесите объем выполненных работ / оказанных услуг, отраженный в документах, с реальными результатами исполнения договора. 
5. Сверьте даты документов: соответствуют ли они друг другу и фактическим взаимоотношениям сторон.

При наличии любых сомнений в достоверности сведений направьте письменные запросы контрагенту о подтверждении информации. В случае спора это докажет проявление должной осмотрительности.

Судебная практика

Суды не раз подтверждали, что сведения в документах, подтверждающих право на уменьшение налогового бремени, должны быть достоверны. Доказать это – задача плательщика. Данный подход в судебной практике не новый (постановления ФАС Поволжского округа от 04.03.2011 № А57-2276/2010, АС Поволжского округа от 23.10.2015 № Ф06-391/2015).

О проявлении должной осмотрительности говорит и проверка первичных бухгалтерских документов, представленных поставщиком или составленных с его участием (постановление ФАС Московского округа от 09.03.2007 № А40-36846/06-114-173).

В последнее время в арбитражной практике прослеживается расширение самого понятия должной осмотрительности – в ключе подхода ФНС России. По мнению суда, ее нужно проявлять не только на этапе вступления в договорные отношения с контрагентом, но и на этапе подготовки и оформления бухгалтерских документов (постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2015 № Ф04-25818/2015).