С 1 января 2021 года путевой лист оформляйте по новым правилам. В бланке появился новый реквизит, а также уточнили прежние правила. В рекомендации – кто и по какой форме должен оформлять путевой лист, инструкция, как заполнить документ, и что будет, если нет путевого листа или его заполнили с нарушениями.
Кто должен оформлять
Оформляйте путевые листы на каждое транспортные средства, которые эксплуатирует учреждение. Не важно, оказываете вы услуги перевозок или эксплуатируете его в текущей деятельности для собственных нужд. Такие правила следуют из пункта 8 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368, и подтверждены письмом Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ.
Заполнить бланк может любой сотрудник, которого назначили ответственным за оформление документа. Это может быть диспетчер, если в учреждении есть такая штатная единица, либо любой другой сотрудник. Например, менеджер или бухгалтер.
По сравнению с утратившим силу приказом Минтранса № 152 из новых правил убрали оговорку, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров или грузов. Теперь из Порядка следует, что, даже если автомобиль будет без пассажиров, потребуется оформлять путевой лист. Однако в статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ сказано, что путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров и грузов. Получается, что положения нового приказа противоречат Закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Однако приказ Минтранса – это подзаконный акт. Закон по сравнению с приказом имеет большую юридическую силу. Поэтому, руководствуясь нормами закона, можно сказать, что путевые листы по-прежнему обязательны при перевозке пассажиров и грузов. Редакция направила по этому поводу запрос в Минтранс.
Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора.
Путевой лист также первичный документ для учета работы транспортного средства, водителя. Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят:
Учреждение оплачивает расходы на ГСМ, запчасти, парковку собственных машин, арендованных или личных автомобилей сотрудников. Если для работы требуется личная машина работника, то ему учреждение будет начислять специальную компенсацию. Путевой лист также может обосновать расходы.
Такие выводы о путевых листах следуют из пункта 14 статьи 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, писем Минфина от 29.08.2018 № 02-06-05/61767 и Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
Когда и на какой срок составлять
Путевой лист оформляйте:
– перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
– перед началом первого рейса, если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.
Об этом – в пункте 9 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Минтранс в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ разъяснил, что путевой лист можно оформить одним из способов:
Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.
По какой форме заполнять
Официального бланка, обязательного для всех, нет. Учреждение может разработать его самостоятельно с учетом особенностей своей работы.
Можно применять ранее утвержденные Госкомстатом унифицированные формы. Но в бланках нет всех обязательных реквизитов, поэтому использовать такие формы можно, только если добавить обязательные поля.
Альтернативный вариант – применяйте путевые листы, разработанные самостоятельно. В бланк включите все обязательные реквизиты из раздела I Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368 (письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ).
Бланк, который будете применять, зафиксируйте в учетной политике. Проверьте, чтобы, помимо обязательных реквизитов путевого листа, в нем были и реквизиты первичных документов. Об этом – в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пункте 25 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», подпункте «г» пункта 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки».
Если у вас уже был утвержден бланк путевого листа, с 1 января 2021 года в бланк внесите изменения и закрепите их в учетной политике. Для этого оформите приказ о внесении изменений в учетную политику.
Как заполнить
Составлять документ можно на компьютере, вручную или смешанным способом. Например, заполнить на компьютере повторяющиеся данные о транспортном средстве, водителе.
Законодательство не запрещает вести путевые листы в электронном виде. Эти документы можно заполнять как вручную, так и с помощью автоматизированных средств. Но водителям все равно придется выдавать бумажные копии документов. Путевой лист необходим не только для учета ГСМ и начисления оплаты водителю. Инспекторы ГИБДД вправе проверить путевой лист прямо на дороге, и если у водителя не будет бумажного путевого листа, возможен штраф по статье 12.3 КоАП.
Обязательные реквизиты
Путевой лист должен содержать обязательные реквизиты:
Такие требования указаны в разделе I Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. Подтверждает это письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ.
Кроме обязательных реквизитов, в путевом листе можно указывать любые дополнительные реквизиты, связанные со спецификой деятельности учреждения (п. 7 приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368, письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ). В качестве дополнительного реквизита укажите сведения о маршруте. Эта информация нужна для налоговых инспекций, чтобы подтвердить реальность и производственный характер поездки.
В бланке укажите наименование документа – «Путевой лист» и тип транспорта, для которого этот путевой лист составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля» (подп. 1 п. 4, п. 11 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Каждый путевой лист пронумеруйте в хронологическом порядке. Система нумерации может быть любой, в том числе с латинским алфавитом, раздельными символами и пр. Например, если учреждение эксплуатирует разные типы транспортных средств, можно использовать индексы для каждого типа. Это следует из пункта 11 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Путевые листы оформляют перед:
– каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
– началом первого рейса, если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.
При этом под рейсом следует понимать путь движения транспортного средства по маршруту регулярных перевозок от места стоянки на парковке в место назначения и обратно. Это следует из пункта 9 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368, подпункта 15 пункта 1 статьи 3 Закона от 13.07.2015 № 220-ФЗ.
Срок действия путевого листа зависит от длительности рейса. Если длительность рейса превышает один рабочий день, в сроке действия укажите дату начала рейса и дату его окончания. Если же продолжительность рейса не превышает рабочего дня, срок действия путевого листа будет в рамках одной даты. Вместе с тем, по мнению Минтранса, в этом случае также можно оформить путевой лист на любой срок. Это возможно, если в ранее заполненном путевом листе сведения о медосмотре, контроле технического состояния, дате выезда и возвращения, показания одометра указывать перед каждым рейсом и после него (п. 2 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368, письмо Минтранса от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ).
Срок действия путевого листа – обязательный реквизит. Если нет даты, в течение которой действует путевой лист, документ не подтверждает расходы.
Сведения о перевозке
Сведения о перевозке – это новый обязательный реквизит путевого листа с 1 января 2021 года. Он включает информацию о видах сообщения и видах перевозки.
Вид перевозки
Виды перевозок пассажиров и багажа указаны в статье 5 Устава автомобильного транспорта, принятого Законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Помимо видов перевозок, предусмотренных Уставом автомобильного транспорта, у учреждений могут быть:
Время выезда и возвращения на парковку
Дата и время выезда автомобиля и его возвращения – это обязательный реквизит путевого листа. Укажите дату и время в часах и минутах, когда машина выезжала с парковки и возвращалась обратно, а также прибывала в место назначения. Это подтвердит, что транспортное средство используете в служебных целях (подп. 5 п. 4 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Когда в путевом листе стоит выезд в выходной день, проверяющие могут заподозрить, что поездка была в личных целях, и исключат понесенные расходы на ГСМ. Чтобы доказать, что поездка была в служебной, нужно подтвердить документально, что сотрудник привлекался к работе в выходной день. Для этого оформите работу в выходной или праздничный день.
Показания одометра – важные показания для заполнения путевого листа. Их отражайте перед выездом транспорта и после его возвращения на парковку из рейса. Разница между значениями и будет пробегом автомобиля за рейс или смену (подп. 3 п. 4 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Указывайте пробег в полных километрах. Кроме того, данные по отдельным участкам маршрута за день должны совпадать с общим пробегом.
Показания вносит ответственный сотрудник и заверяет своей подписью с расшифровкой. Ставить штамп вместо подписи нельзя (п. 12 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Когда на одно транспортное средство оформили несколько путевых листов на каждого водителя, показания одометра вносите:
– при выезде с парковки – в путевой лист водителя, который первым выезжает;
Сведения о расходе топлива надо заполнить по показаниям одометра. Если данные одометра не указать, ИФНС откажет в расходах по налогу на прибыль. Суды поддерживают в этом инспекции (см., например, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.10.2018 № Ф09-5972/2018).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. Такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе, например можно составить акт о выявленных неисправностях и дефектах основного средства. Факт выхода оборудования из строя и реквизиты подтверждающего документа укажите в поле «Показания одометра».
К путевому листу приложите документ, подтверждающий расстояние, которое проехал автомобиль с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты первичных документов для госсектора (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 25 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», подп. «г» п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).
Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние – определите его по результатам измерений. Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848.
Данные о пробеге можно узнать по другим источникам, например по данным системы ГЛОНАСС. Предусмотрите в бланке путевого листа графу для указания дополнительных данных о пройденном пути (письмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Маршрут движения
Сведений о маршруте движения автомобиля нет в перечне обязательных реквизитов путевого листа (приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368). Если в путевом листе нет информации о маршруте, сотрудники ГИБДД за это не штрафуют. Однако такие сведения нужны, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки в учете. Эти данные заинтересуют проверяющих. Если перед началом поездки точный маршрут неизвестен, его можно вписать в путевой лист позже. Поэтому прописывайте маршрут в путевом листе в качестве дополнительного реквизита. Подтверждает это письмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис.
Когда в путевом листе нет подробного маршрута или указаны нереальные адреса и названия контрагентов, проверяющие могут посчитать, что фактически служебной поездки не было. Не используйте формулировки «по городу», «по заданию» – из них невозможно определить, в каких целях использовали автомобиль.
Как вести журнал учета и хранить путевые листы
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, делайте записи в журнале учета движения путевых листов. Журнал можно вести на бумаге по унифицированной форме № 8 или разработать свою, а также в электронном виде.
Если ведете журнал учета путевых листов на бумаге, страницы прошнуруйте и пронумеруйте. Если ведете электронно, заверяйте усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного сотрудника. При этом предусмотрите возможность распечатать журнал на бумаге.
Если допустили ошибку в журнале учета путевых листов, исправьте ее по общим правилам:
Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пунктах 17, 18 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Специального порядка, как хранить и сшивать путевые листы, нет. Учреждение вправе установить свои правила и сшивать путевые листы так, как удобно.
Прошивать путевые листы можно с помощью степлера, ниток, специального оборудования. Главное, чтобы вся информация в документах свободно читалась и копировалась. Также можно воспользоваться инструкцией, которая есть в приказе Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТе Р 7.0.8-2013.
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 553 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. п. 18 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368).
