Забыли взять заявление
Забыли получить от новичка заявление о приеме на работу — не переживайте. Это не проблема. По правилам Трудового кодекса процедура приема на работу с заявлением вообще не связана. Такую «ошибку» можно не исправлять. Ознакомьте работника с ЛНА, заключите договор и издайте приказ — этого достаточно, ст. 68 ТК.
Как работать с персданными и ЭТК в апреле после всех изменений и потрясений
Практика брать заявления о приеме на работу у всех сотрудников есть на госслужбе. Поскольку заявление о приеме на работу обязан писать только государственный или муниципальный служащий, ч. 2 ст. 26 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ч. 3 ст. 16 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ. По аналогии заявления у сотрудников запрашивают и кадровики других организаций. Однако их работники писать заявления о приеме на работу не обязаны. Если же обязанность брать заявления на прием установили в локальных актах — это нормальная практика. Но учтите, что отказать в приеме на работу сотруднику, который заявление писать откажется, нельзя. В ситуации, когда закрепили обязанность писать заявление на прием в ЛНА, но забыли его у сотрудника вовремя запросить, можно договориться, чтобы он написал заявление датой приема на работу, но в другой день. В отличие от других документов заявление на прием не обязательно, поэтому за то, что оформите его задним числом, вас не накажут. Если сотрудник откажется писать заявление после приема на работу, ничего страшного. При проверке его инспектор все равно не запросит, а значит, и оштрафовать не сможет.
Не ознакомили с ЛНА, а в журнале не осталось места
Как приучить работников читать документы до того, как они их подписывают
Если выбрали способ знакомить сотрудников с локальными актами именно в специальном журнале — это действительно проблема. Вообще, способов ознакомить сотрудников с ЛНА — три. И именно этот факт позволяет исправить ошибку тоже несколькими способами.
Когда в журнале ознакомления с ЛНА уже расписался следующей датой другой сотрудник, вписывать туда того, кто подпись вовремя не поставил, уже нельзя. Причина в том, что даже если сотрудник укажет, что ознакомился с ЛНА в дату приема на работу, но до этой записи будет другая — более поздняя, вас, скорее всего, оштрафуют. Поскольку будет очевидным, что запись внесли задним числом. Соответственно, сотрудника ознакомили с локальными актами позже приема на работу и требования закона не выполнили. Про журнал в такой ситуации забываем. Есть второй способ ознакомить сотрудников с ЛНА — оформить листы ознакомления к ним. Даже если раньше их не использовали, можете оформить сейчас и вписать туда одного сотрудника, которого пропустили в журнале. Пусть вас это не смущает. Ведь закон не требует выбрать один из способов знакомить сотрудников с локальными актами. Поэтому можно одновременно вести журнал и оформлять листы ознакомления. Третий способ — прописать, что сотрудник прочитал ЛНА, прямо в его трудовом договоре. Только до основной подписи сотрудника в трудовом договоре, то есть до реквизитов.
Забыли взять подпись работника, что получил свой экземпляр договора
Договор без подписи сотрудника о том, что свой экземпляр он получил, обойдется в 100 000 руб. Тот факт, что сотрудник получил свой экземпляр трудового договора, подтвердит лишь запись об этом и подпись сотрудника в вашем экземпляре, ст. 67 ТК. Других вариантов в законе нет. Соответственно, если нет подписи о том, что сотрудник получил свой экземпляр, наказать могут по части 4 статьи 5.27 КоАП, то есть за то, что трудовой договор оформили некорректно. Исправить ошибку можно только одним способом — попросить сотрудника расписаться.
Внесли запись о приеме в трудовую книжку, в которой нет записи об увольнении прежнего работодателя
Если сотрудник утверждает, что он уволен и работодатель просто не внес запись, верните ему трудовую книжку. Попросите обратиться к прежнему работодателю, чтобы тот исправил свою ошибку. В случае если это невозможно, например работодатель находится в другом городе, с письменного согласия сотрудника можете отправить запрос его прежнему работодателю. Если тот отправит заверенную копию приказа об увольнении сотрудника или архивную справку, которая подтвердит факт увольнения, сможете внести сначала свою запись о приеме на работу, а затем пропущенную запись об увольнении сотрудника.
Когда прежний работодатель сотрудника ликвидирован, обращаться нужно в государственный или муниципальный архив. Там могут подтвердить, что сотрудника действительно уволили. На основе документов из архива тоже сможете внести пропущенную запись об увольнении в его трудовую книжку, п. 27 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
Разрешат принимать новичков по просроченному паспорту
Когда сотруднику исполняется 20 или 45 лет, у него есть 30 дней, чтобы подать документы и поменять паспорт. Если в этот срок уложиться, платить штраф не придется. Только вот паспорт в этот период считается недействительным. Поэтому принимать сотрудника на работу, пока он не получит новый паспорт или не принесет хотя бы временное удостоверение личности, нельзя. Эту несправедливость решили устранить — внесут изменения в Положение о паспорте. Теперь принимать сотрудника на работу будет можно в течение 30 дней с момента, когда ему исполнилось 20 или 45 лет, даже если на руках у него старый паспорт, проект постановления Правительства от 26.03.2021.
