Приняли на работу новичка
Брать или не брать трудовую у будущего работника, зависит от двух факторов:
Разберем подробнее, какие действия предпринять бухгалтеру при приеме на работу новичка.
Не работал ранее. Если человек впервые устраивается на работу после 1 января, трудовую на бумаге не оформляйте (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Заявления о способе ведения трудовой не надо. Трудовой стаж у таких работников по закону формируется только электронно. Письменно уведомлять сотрудника о новых правилах не нужно.
Не позднее трех рабочих дней со дня выхода сотрудника на работу оформите приказ о приеме на работу и трудовой договор (ст. 68 ТК). В этот же день или на следующий рабочий день после того, как издали приказ, сдайте СЗВ-ТД о приеме.
Работал, выбрал бумажную. Возьмите трудовую книжку у работника, который на прежнем месте остался с бумажной трудовой или вовсе не подавал заявление о выборе способа ведения книжки. Проверьте на всякий случай, нет ли в трудовой записи о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если нет, сделайте в трудовой запись о приеме и оформите обычные кадровые документы — приказ, трудовой договор, личную карточку. Отправьте в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД о приеме работника.
У тех, кто заявление не подавал или остался с бумажной книжкой, форму СТД-Р не требуйте. Предыдущий работодатель не выдает таким работникам СТД-Р (ч. 5 ст. 66.1 ТК).
Работник может в любой момент сделать выбор в пользу электронной трудовой (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Возможна ситуация, когда новичок сразу в первый день работы захочет написать заявление о переходе на электронный формат. Тогда запись о приеме в бумажную трудовую книжку все равно нужно внести. После записи о приеме укажите в трудовой, что сотрудник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Затем верните трудовую работнику и сдайте СЗВ-ТД. Укажите в отчете сведения о приеме нового сотрудника и дату заявления об отказе от бумажной книжки.
Работал, выбрал электронную. Возьмите форму СТД-Р у новичков, которые на прежнем месте работы заявили о том, что отказались от бумажной книжки в пользу электронной (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465). Возьмите также копию бумажной книжки, чтобы правильно посчитать стаж сотрудника для больничных.
Сотрудники, которые выбрали электронный формат, не могут передумать и заявить, что они хотят вернуться к бумажной книжке (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180). Поэтому записи о приеме в бумажную книжку не делайте ни в каком случае.
Сотрудники продолжают работать
Работайте с трудовыми книжками в зависимости от того, определились ли работники с порядком ведения книжек и какое заявление подали.
Оставил бумажную книжку. Если работники решили не расставаться с бумажными трудовыми и заявили об этом, продолжайте вносить в эти книжки записи о кадровых мероприятиях — постоянном переводе, увольнении и т. д. Сотруднику книжку не отдавайте и не вносите запись о том, что он решил оставить бумажную книжку. Параллельно передавайте в ПФР форму СЗВ-ТД, где отражаете кадровые перестановки. Сведения фонд хранит независимо от выбора работника.
Работник может в любой момент сделать выбор в пользу электронной трудовой (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Для этого он должен подать новое заявление. В день, когда сотрудник заявит о выборе электронной трудовой, сделайте в бумажной книжке финальную запись. Книжку отдайте работнику в день подачи заявления (письмо Минтруда от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).
Срок выдачи книжки работнику, который от нее отказался, увеличат до трех рабочих дней. Если работник подаст заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовую нужно выдать не позже дня увольнения.
Выдачу трудовой книжки на руки работнику зафиксируйте в книге учета движения трудовых книжек. Минтруд предложил сделать запись в графе 13 (письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Запись может выглядеть так: «Выдана на руки на основании письменного заявления Ф. И. О. о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)». Рядом с записью работник должен поставить подпись.
Если запись не помещается, то в графе поставьте сноску с цифрой 1 и попросите работника поставить подпись. Внизу страницы напишите, кому выдали трудовую из-за перехода на электронный формат.
После того как сотрудник подаст заявление об отказе от трудовой книжки, не позднее 15-го числа следующего месяца сдайте СЗВ-ТД. Например, если сотрудник подаст заявление в марте, то СЗВ-ТД нужно будет отправить в фонд не позднее 15 апреля. В форме поставьте дату в поле для заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если других кадровых событий в марте не было, табличную часть оставьте пустой.
Выбрал электронную книжку. Если работник в 2020 году подал заявление об отказе от бумажной трудовой, проверьте, что сделали в книжке финальную запись и отдали книжку сотруднику. Если трудовая до сих пор у вас, отдайте книжку работнику.
При увольнении или по запросу работника выдавайте форму СТД-Р. Включайте в нее сведения только о работе в вашей компании. По запросу работника нужно выдать документ не позднее трех рабочих дней, при увольнении — в последний рабочий день (ст. 66.1 ТК).
Заявление не писал. Продолжайте вести книжку, как если бы работник решил оставить бумажную трудовую.
По закону могли не подать заявление только работники, которые были в отпуске, на больничном, либо их отстранили от работы. Кроме того, не подавали заявление те, кто нигде не работал. Таким работникам ТК разрешает подать заявления в 2021 году (п. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Остальные должны были заявить о своем выборе 31 декабря 2020 года. Если они этого не сделали, то по мнению Минтруда, компания вправе объявить замечание или выговор (письмо Минтруда от 12.02.2021 № 14-2/ООГ-1202).
Но что делать дальше? Вправе ли работник подать заявление в 2021 году? Получается, в законе такого права нет. Но в то же время нет и запрета. Поэтому возьмите заявления сейчас, если работники протянули с выбором. Кстати, если у вас работают совместители, то заявления от них не ждите. Вы не храните трудовые книжки этих работников и не вносите в них записи. Поэтому сотрудники-совместители подают заявления о «судьбе» бумажных трудовых на основном месте работы.
За то, что сотрудники не заявили о своем выборе в 2020 году, ни трудинспекция, ни ПФР не оштрафуют компанию, если вы уведомили работников о переходе на электронные книжки до 31 октября 2020 года.
Как изменят бумажные трудовые в ближайшее время
Минтруд вводит новые бланки трудовых книжек. Они потребуются, чтобы оформить дубликат книжки работнику, который выбрал бумажный вариант или еще не писал заявления. В новом бланке увеличили количество разворотов для сведений о работе. Теперь их 14, а во вкладыше — 12.
Нововведения коснулись и правил работы с трудовыми. Теперь записи в книжки можно будет проставлять с помощью штампа или печати. Сейчас записи вносят только ручкой с черными, синими или фиолетовыми чернилами, а штамп разрешают использовать только с наименованием компании.
В новом порядке много примеров записей в трудовые книжки. Например, при увольнении Минтруд советует писать «Уволен», а не «Трудовой договор расторгнут».
После того как проект вступит в силу, больше не придется исполнять лишние кадровые обязанности:
— знакомить сотрудников с записями в личной карточке, которые перенесли из трудовой книжки;
— заполнять книжку в присутствии работника;
— скреплять книгу учета движения трудовых сургучной печатью;
— ставить подпись работника под записью об увольнении.
