график работы
пн-пт: 09:00 - 18:00

Новые форматы документов: электронный заказ-заявка и электронный договор фрахтования

02/05/2023

Система передачи электронных перевозочных документов начала действовать с 1 сентября 2022 года. А с марта 2023 года в ГИС ЭПД добавили новые форматы документов.

Сегодня использование электронных перевозочных документов не является обязательным, но многие компании уже используют этот инструмент в бизнесе, так как электронный документооборот значительно ускоряет процессы и помогает экономить.

До недавнего времени для электронного оформления было доступно три документа:

  1. Транспортная накладная.
  2. Сопроводительная ведомость.
  3. Заказ-наряд.

Ввод новых форматов документов в ГИС ЭПД

Постановление правительства № 476 от 25.03.2023 года было опубликовано 29 марта и вступило в силу с этой же даты. Оно внесло изменения в правила обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в ГИС ЭПД.

Теперь в электронном виде можно также оформить:

  1. Договор фрахтования.
  2. Путевой лист.
  3. Заказы (заявки).

Форматы документов определены приказами ФНС и уже вступили в силу:

В Устав автомобильного транспорта поправки вступили 1 марта 2023 года – они разрешают формировать путевой лист, договор фрахтования и заказ-наряд на перевозку в электронном виде.

Обязательно ли применять электронные перевозочные документы     

Сейчас формирование и применение в документообороте электронных перевозочных документов проходит на добровольной основе, то есть можно пользоваться как ЭДО, так и привычным бумажным форматом. При этом, если вы переходите на ЭДО, то бумажные документы формировать не нужно, так как электронные документы имеют такую же юридическую силу и подписываются квалифицированной электронной подписью.

Но рекомендуем не затягивать с переходом на ЭПД, так как уже в 2024 году планируется полный переход на электронные документы.

Работайте с электронными перевозочными документами через «1С-ЭПД» – быстрая доставка контрагентам, возможность внесения правок и уведомления обо всех этапах перевозки. Возможности сервиса:

  • Обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозки.
  • Взаимодействие с ГИС ЭПД.
  • Поддержка всех требуемых ФНС форматов ЭПД.
  • Обеспечение подписания ЭПД всеми участниками логистической цепочки.
  • Визуализация всех типов документов.
  • Мгновенное уведомление участников перевозки о деталях приемки-передачи груза.

Подключить сервис

Почему стоит перейти на электронные перевозочные документы

Многие компании уже убедились, что применение электронных документов идет на пользу бизнесу и активно переходят на ЭПД.

Чем удобен ЭДО для перевозок:

  • Быстрый обмен документами: теперь не нужно ждать, пока водитель вернется с документами к заказчику – электронная подпись дает возможность быстро получить согласие контрагента и произвести расчеты.
  • Экономия бумаги и денежных ресурсов: перевозочных документов обычно много, при ЭДО их распечатывать не нужно.
  • Возможность отслеживать все этапы транспортировки, особенно если перевозка производится несколькими транспортными компаниями – всегда видно, где находится груз.
  • Отсутствие ошибок в документах и утери экземпляров: электронные документы хранятся в системе и проходят автоматическую проверку на правильность заполнения, они всегда под рукой. При необходимости можно быстро внести изменения в документ.
  • Четкое соблюдение законодательства: быстрое обновление форм документов при возможных изменениях.
  • Простота взаимодействия с налоговой: по требованию инспекторов ФНС не нужно предоставлять бумажные документы, они сами смогут посмотреть электронный экземпляр.

Кто может подключиться к системе электронных перевозочных документов

Применять электронную транспортную накладную (ЭТрН), электронный заказ-наряд и электронную сопроводительную ведомость могут следующие участники грузоперевозок:

  • грузоотправители (оптовые и производственные компании);
  • транспортные и логистические организации, экспедиторы;
  • грузополучатели (розничные предприятия, магазины и т. п);
  • компании полного цикла.

Каждый из участников цепочки при получении груза и передаче его следующему звену подписывает документы электронной подписью: для грузоотправителей и получателей понадобится КЭП, для перевозчика (водителя) возможно применение простой подписи. Это позволяет отслеживать передвижение груза по всей цепочке и оценивать сроки доставки, на каком этапе произошла задержка.

Кто может работать с электронными путевыми листами (ЭПЛ)

Все компании, имеющие собственный транспорт и использующие его для перевозки грузов, багажа, пассажиров.

А также:

  • Автобазы, автоколонны, МУП, ГУП, ФГУП.
  • Крупные сельскохозяйственные, производственные, добывающие компании с собственным парком машин.
  • Маркетплейсы.
  • Грузоперевозчики (как крупные, так и небольшие ИП).
  • Небольшие компании с собственными автомобилями.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Для начала работы необходимо заключить соглашение с оператором ИС ЭПД.

После заключения соглашения компании предоставят специальное ПО, если ранее не велся учет в другом ПО, которое интегрировано с оператором ИС ЭПД и КЭП.

Отдельные компании не будут иметь доступ к ГИС ЭПД – вся работа ведется через оператора ИС ЭПД. То есть нужно только сформировать документ, подписать и отправить его оператору – обязанность передачи его в систему лежит на операторе.

Подключайтесь к «1С-ЭПД» и работайте со своими контрагентами с полным соблюдением законодательства и с полным контролем за передвижением своих товаров. Мы гарантируем доставку ваших документов в ГИС ЭПД.

Подключить сервис

Несмотря на то, что сегодня подключение к системе электронных перевозочных документов ведется на добровольной основе, вскоре это может перейти в обязательное требование. Поэтому рекомендуем заранее познакомиться с порядком работы и попробовать ЭПД на практике – так вы будете готовы к изменениям в законодательстве и новым правилам.

Наши специалисты
Ирина
Ирина
Руководитель ТОП-Бухгалтер
Инна
Инна
Ведущий бухгалтер
Марина
Марина
Ведущий бухгалтер
Валерия
Валерия
Ведущий специалист
Зера
Зера
Ведущий бухгалтер
Наталия
Наталия
Ведущий бухгалтер
Сюзанна
Сюзанна
помощник руководителя
tinkoff2022 
QR код реферальной ссылки продукта РКО
QR код реферальной ссылки продукта РКО
 
QR код реферальной ссылки продукта Регистрация ИП
QR код реферальной ссылки продукта Регистрация ООО
QR код реферальной ссылки продукта Регистрация ООО
QR код реферальной ссылки продукта Регистрация ООО
 
QR код реферальной ссылки продукта Оборотный кредит
QR код реферальной ссылки продукта Оборотный кредит
 
 
Наши клиенты
Детский лагерь Арт-квест
Детский лагерь Арт-квест
Точка Молочка
Точка Молочка
Автошкола Практика
Автошкола Практика
Аверс
Аверс
Астрал
Астрал
Автошкола Автоуспех
Автошкола Автоуспех
Магазин строительных материалов  Джин
Магазин строительных материалов "Джин"
Автошкола  ДОСААФ
Автошкола "ДОСААФ"
Тур агентство  Альфа Крым
Тур агентство "Альфа Крым"
Эко Таврида
Эко Таврида
Сеть кафе  Марио
Сеть кафе "Марио"
Автошкола
Автошкола
Стоматологическая клиника  Приор
Стоматологическая клиника "Приор"
Благотворительная организация
Благотворительная организация
Синагога мессианских иудеев  Хава Нагила
Синагога мессианских иудеев "Хава Нагила"
Крымское Бюро Винограда и Вина
Крымское Бюро Винограда и Вина
Студия  СЫЧ
Студия "СЫЧ"
Машиностроительный завод  Прогресс
Машиностроительный завод "Прогресс"
Garage
Garage