Новые форматы документов: электронный заказ-заявка и электронный договор фрахтования

Система передачи электронных перевозочных документов начала действовать с 1 сентября 2022 года. А с марта 2023 года в ГИС ЭПД добавили новые форматы документов.

Сегодня использование электронных перевозочных документов не является обязательным, но многие компании уже используют этот инструмент в бизнесе, так как электронный документооборот значительно ускоряет процессы и помогает экономить.

До недавнего времени для электронного оформления было доступно три документа:

1. Транспортная накладная.
2. Сопроводительная ведомость.
3. Заказ-наряд.

Ввод новых форматов документов в ГИС ЭПД

Постановление правительства № 476 от 25.03.2023 года было опубликовано 29 марта и вступило в силу с этой же даты. Оно внесло изменения в правила обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в ГИС ЭПД.

Теперь в электронном виде можно также оформить:

1. Договор фрахтования.
2. Путевой лист.
3. Заказы (заявки).

Форматы документов определены приказами ФНС и уже вступили в силу:

• для электронного договора фрахтования приказ № ЕД-7-26/109@ от 13.02.2023 года;
• для электронного путевого листа приказ № ЕД-7-26/116@ от 17.02.2023 года.

В Устав автомобильного транспорта поправки вступили 1 марта 2023 года – они разрешают формировать путевой лист, договор фрахтования и заказ-наряд на перевозку в электронном виде.

Обязательно ли применять электронные перевозочные документы     

Сейчас формирование и применение в документообороте электронных перевозочных документов проходит на добровольной основе, то есть можно пользоваться как ЭДО, так и привычным бумажным форматом. При этом, если вы переходите на ЭДО, то бумажные документы формировать не нужно, так как электронные документы имеют такую же юридическую силу и подписываются квалифицированной электронной подписью.

Но рекомендуем не затягивать с переходом на ЭПД, так как уже в 2024 году планируется полный переход на электронные документы.

Работайте с электронными перевозочными документами через «1С-ЭПД» – быстрая доставка контрагентам, возможность внесения правок и уведомления обо всех этапах перевозки. Возможности сервиса:

• Обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозки.
• Взаимодействие с ГИС ЭПД.
• Поддержка всех требуемых ФНС форматов ЭПД.
• Обеспечение подписания ЭПД всеми участниками логистической цепочки.
• Визуализация всех типов документов.
• Мгновенное уведомление участников перевозки о деталях приемки-передачи груза.

Подключить сервис

Почему стоит перейти на электронные перевозочные документы

Многие компании уже убедились, что применение электронных документов идет на пользу бизнесу и активно переходят на ЭПД.

Чем удобен ЭДО для перевозок:

• Быстрый обмен документами: теперь не нужно ждать, пока водитель вернется с документами к заказчику – электронная подпись дает возможность быстро получить согласие контрагента и произвести расчеты.
• Экономия бумаги и денежных ресурсов: перевозочных документов обычно много, при ЭДО их распечатывать не нужно.
• Возможность отслеживать все этапы транспортировки, особенно если перевозка производится несколькими транспортными компаниями – всегда видно, где находится груз.
• Отсутствие ошибок в документах и утери экземпляров: электронные документы хранятся в системе и проходят автоматическую проверку на правильность заполнения, они всегда под рукой. При необходимости можно быстро внести изменения в документ.
• Четкое соблюдение законодательства: быстрое обновление форм документов при возможных изменениях.
• Простота взаимодействия с налоговой: по требованию инспекторов ФНС не нужно предоставлять бумажные документы, они сами смогут посмотреть электронный экземпляр.

Кто может подключиться к системе электронных перевозочных документов

Применять электронную транспортную накладную (ЭТрН), электронный заказ-наряд и электронную сопроводительную ведомость могут следующие участники грузоперевозок:

• грузоотправители (оптовые и производственные компании);
• транспортные и логистические организации, экспедиторы;
• грузополучатели (розничные предприятия, магазины и т. п);
• компании полного цикла.

Каждый из участников цепочки при получении груза и передаче его следующему звену подписывает документы электронной подписью: для грузоотправителей и получателей понадобится КЭП, для перевозчика (водителя) возможно применение простой подписи. Это позволяет отслеживать передвижение груза по всей цепочке и оценивать сроки доставки, на каком этапе произошла задержка.

Кто может работать с электронными путевыми листами (ЭПЛ)

Все компании, имеющие собственный транспорт и использующие его для перевозки грузов, багажа, пассажиров.

А также:

• Автобазы, автоколонны, МУП, ГУП, ФГУП.
• Крупные сельскохозяйственные, производственные, добывающие компании с собственным парком машин.
• Маркетплейсы.
• Грузоперевозчики (как крупные, так и небольшие ИП).
• Небольшие компании с собственными автомобилями.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Для начала работы необходимо заключить соглашение с оператором ИС ЭПД.

После заключения соглашения компании предоставят специальное ПО, если ранее не велся учет в другом ПО, которое интегрировано с оператором ИС ЭПД и КЭП.

Отдельные компании не будут иметь доступ к ГИС ЭПД – вся работа ведется через оператора ИС ЭПД. То есть нужно только сформировать документ, подписать и отправить его оператору – обязанность передачи его в систему лежит на операторе.

Подключайтесь к «1С-ЭПД» и работайте со своими контрагентами с полным соблюдением законодательства и с полным контролем за передвижением своих товаров. Мы гарантируем доставку ваших документов в ГИС ЭПД.

Подключить сервис

Несмотря на то, что сегодня подключение к системе электронных перевозочных документов ведется на добровольной основе, вскоре это может перейти в обязательное требование. Поэтому рекомендуем заранее познакомиться с порядком работы и попробовать ЭПД на практике – так вы будете готовы к изменениям в законодательстве и новым правилам.