Сотрудничество с самозанятым: что ответить на требование ФНС

Инспекция требует пояснений от налогоплательщика, если считает, что произошла подмена трудовых отношений с целью экономии на НДФЛ и страховых взносах. Рассказываем, как правильно дать ответ ФНС по работе с самозанятыми, чтобы избежать доначислений и штрафов.

Причины, по которым ИФНС может прислать требование

С 2022 года налоговая стала активно проверять компании, которые сотрудничают с самозанятыми, на предмет подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Вызвано такое повышенное внимание фискалов в первую очередь злоупотреблениями со стороны налогоплательщиков. Информация, что при работе с самозанятым не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, лежит на поверхности. С введением нового спецрежима в 2019 году, многие недобросовестные работодатели стали злоупотреблять правом, и трудовые договоры сменили на коммерческий найм.

Налоговая служба, обеспокоенная ситуацией, опубликовала письмо № ЕА-4-15/4674 от 15.04.2022 «О направлении информации по проведению мероприятий налогового контроля по НПД».

В документе, в частности, перечислены моменты, на которые должны обращать внимание инспекторы при проверке бизнеса:

• систематический характер отношений с самозанятым;
• фиксированный ежемесячный размер вознаграждения;
• дисциплинарный контроль за самозанятым;
• инфраструктурная зависимость и т.п.

Если налоговики обнаружат эти и другие критерии подмены трудовых отношений между организацией и ее контрагентом на НПД, они пришлют требование о предоставлении пояснений.

Что может послужить причиной

• Условия в договоре указывают на наличие трудовых отношений.

Не имеет значения наименование контракта или формальный статус сторон. Фискалы смотрят именно на экономическое обоснование сотрудничества и квалифицируют содержание текста (письма ФНС от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@, от 11.08.2017 № СА-4-7/15895@).

Компания вполне может нанять самозанятого вэб-мастера для создания и технической поддержки корпоративного сайта. Но если в договоре с ним прописать, что оплата производится ежемесячно раз в две недели, а для выполнения задачи предоставляется рабочее место и техника заказчика, налоговики могут усмотреть в этом подмену трудовым отношениям.

• Самозанятый работает только с одним заказчиком.

Перечень и количество нанимателей легко отслеживается через приложение «Мой налог», когда плательщик НПД формирует счета и чеки за оказание своих услуг.

Если заказчик единственный, и самозанятый оформил свой спецрежим как будто специально «под него», ФНС потребует объяснений.

• Количество сотрудников компании не соответствует ее реальным потребностям.

Например, клининговая компания имеет трудовые договоры только с бухгалтером и директором, а специалисты по уборке оформлены как самозанятые на подряде. Такая схема работы привлечет интерес налоговой и, скорей всего, будет квалифицирована как сокрытие наемного труда.

Пример из судебной практики, когда суд встал на сторону налоговиков: Определение ВС от 14.02.2019 № 304-КГ18-25124 по делу № А70-13715/2017.

Моменты, на которых «прокололась» компания:

• работодатель был единственным заказчиком;
• местом оказания услуг являлся офис, и исполнители по договору ГПХ не оплачивали аренду рабочего места;
• денежное вознаграждение выплачивалось ежемесячно, без «закрывающих» документов и другого подтверждения объема выполненных работ,
• на территории заказчика исполнители находились 40 часов в неделю.

Платформа Наймикс поможет организовать эффективное и безопасное сотрудничество с внештатным персоналом, минимизировать риски и наладить электронный документооборот с удаленными исполнителями.

Как избежать ненужного внимания ИФНС при сотрудничестве с самозанятыми

Корректно составленный договор

Первое, самое главное, – стоит позаботиться о составлении грамотного договора. Из документа не должно следовать, что компания и нанятый специалист находятся в трудовых взаимоотношениях.

В договор не нужно включать условия о:

• подчинении трудовому распорядку;
• следовании режиму рабочего времени;
• получении зарплаты два раза в месяц вместе со штатными работниками;
• расположении рабочего места самозанятого в офисе;
• предоставлении заказчиком материалов, техники, инструментов и мощностей;
• проведении инструктажа по охране труда;
• графике отпусков, направлении в командировку.

Проверка статуса самозанятого перед заключением договора

Перед заключением контракта запросите справку о постановке на учет самозанятого. Убедитесь, что статус его активен, внесите данные об использовании спецрежима НПД в договор.

Удостоверьтесь также, что в чеках исполнителя четко прописано наименование услуги. Например, «раздача листовок», «создание вэб-сайта», «редактирование статей», «малярные работы в помещении» и т.д.

Храните все чеки, акты об оказании услуг, счета и прочие документы, подтверждающие сотрудничество с внешним исполнителем (скриншоты переписок в мессенджере, поиска исполнителей на фриланс-платформах электронные письма).

Кстати, использование платформы Наймикс будет дополнительным аргументом в пользу компании, если ФНС потребует пояснить сотрудничество с самозанятым. Сервис обеспечивает электронный документооборот с физлицами и хранит всю историю взаимодействия.

Дополнительно встроена проверка статуса самозанятого, стоп-листы на привлечение сотрудников и бывших сотрудников, банковская проверка ПОД/ФТ и многое другое.

Что делать, если компания получила требование ФНС

Проигнорировать требование налоговиков грозит штрафом. Молчаливое бездействие обойдется компании в 200 руб. за каждый непредоставленный документ и до 10 000 руб. за отсутствие пояснений по сделке.

Для начала внимательно изучите текст требования ФНС. Как правило, в нем уже содержится примерный перечень документов, которые запрашивает инспекция. Это могут быть акты, накладные, чеки, выставленные счета, ТЗ заказчика и др.

Дополнительным аргументом послужат и внутренние акты, например, штатное расписание, в котором нет позиции привлеченного специалиста.

Однако, главным документом, подтверждающим добросовестность компании в вопросах налоговой оптимизации, является договор с самозанятым. Перед тем как передавать его в руки налоговиков, еще раз проверьте содержание и убедитесь, что в тексте нет двусмысленных положений.

К пакету также следует приложить письменный ответ на требование.

Ответ на требование налоговой о сотрудничестве с самозанятым

Пояснения даются в свободной форме. Как такового регламента их составления нет. Следуйте правилам делового документооборота, формулируйте ответ лаконично, но убедительно. Задача компании – аргументировать, что взаимодействие с самозанятым не содержит признаков трудовых отношений, и обосновать потребности привлечения внештатных специалистов.

Например, шаблонной фразой для ответа является следующая:

«Экономическим смыслом деятельности привлекаемых организацией физических лиц (самозанятых) не является осуществление ими трудовых функций в качестве наемных работников».

Срок ответа на требование – пять рабочих дней. При необходимости можно попросить у налоговиков дополнительное время для формирования пакета подтверждающих документов.