график работы
пн-пт: 09:00 - 18:00

Новости

Электронная подпись: всё, что нужно знать бизнесу в 2023 году

Использование электронной подписи в 2023 году является практически обязательным для любого бизнеса. С ее помощью сдают налоговую отчетность, участвуют в тендерах, заключают сделки, оформляют сотрудников и передают данные в госсистемы.

Согласно законодательству РФ, ЭЦП – это эквивалент подписи «от руки» на бумажном оригинале, обладающий такой же юридической силой. Она представляет собой особую комбинацию символов.

Комбинация всегда уникальна, она генерируется в момент заверения файла, т.е. ее невозможно подделать.

Когда документ подписан, внести изменения и дополнения уже нельзя, поэтому цифровая подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что содержание файла не менялось с момента создания.

Для подписания электронных документов используют специальные программы (криптографические утилиты) – КриптоАРМ, КриптоПРО, ViPNet PKI Client и другие. С их помощью осуществляется генерация ЭП, подтверждение подлинности сертификата и создание точки времени подписания.

Для чего нужна электронная подпись

В век глобальной цифровизации уже практически невозможно представить себе человека или компанию, которые хотя бы однажды не использовали электронную подпись.

Например, логин и пароль при входе на Госуслуги или смс-код, отправляемый банком при оплате покупок в интернете – это тоже простая ЭП.

Чаще всего к обмену файлами через Интернет прибегают юридические лица.

Организациям ЭЦП может понадобиться для:

  • участия в электронных торгах,
  • ведения юридически-значимого документооборота с контрагентами, государственными органами и собственным персоналом (кадровый ЭДО),
  • обращения с иском в арбитражный суд,
  • сдачи отчетности: налоговая инспекция, СФР принимают большинство форм отчетов в 2023 году только в электронном виде, в Росстат отчитываться всем нужно только электронно.

Физические лица используют ЭП для получения различных услуг онлайн: например, взаимодействуют с учебными, медицинскими и информационными системами, а также государственными органами.

Преимущества цифровой подписи перед обычной:

  1. возможность быстрого заверения и обмена документамидистанционно, независимо от фактического места нахождения подписанта;
  2. исключение варианта подделки(нельзя сгенерировать аналогичную комбинацию символов во второй раз);
  3. упрощение операционной деятельностипредприятия (направление документов онлайн в госорганы, контрагентам и сотрудникам позволяет существенно сократить затраты и снижает иные риски, например, по неисполнению контрагентом обязательств или по судебным разбирательствам с работниками);
  4. возможность участвовать вгосзакупках и продаже маркированных товаров.

Какие виды ЭЦП действуют в 2023 году

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи, которую можно получить в 2023 году: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Наименование

Что это такое

Где используется

Простая ЭП (ПЭП)

Комбинация логина и пароля, кода подтверждение поступает по электронной почте, СМС или другими способами.

Не является аналогом собственноручной подписи, но означает согласие стороны с условиями сделки.

Подпись с низким уровнем надежности, ей нельзя заверять документы для отправки государственным органам, участия в торгах и т.п.

Используют для входа на сайт или в информационную систему, совершения и подтверждения операций.

Неквалифицированная ЭП (НЭП)

Закодированная информация, созданная с помощью ПО путем криптографического преобразования данных, которая хранится на материальном носителе или на сервере (в облаке).

Подойдет для внутреннего документооборота, обмена файлами с контрагентами. Работа на государственных порталах с ее помощью также невозможна.

Квалифицированная ЭП (КЭП, УКЭП)

Идентифицирует подписанта и обеспечивает неизменность файла.

Единственный вариант подписи, который обеспечивает высокий уровень безопасности.

Ключ выдается только в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию в Минцифры или в ФНС.

УКЭП позволяет подписывать любые документы, подавать отчетность в контролирующие службы, взаимодействовать с контрагентами и удаленными сотрудниками.

Как подписывать документы до 1 сентября 2023 года

Раньше работники могли подписывать документы электронной подписью, выданной на организацию, а директор нередко делал дубликат ключа для бухгалтера, чтобы тот самостоятельно взаимодействовал с ФНС и банком.

Теперь размножение ЭЦП-токена прямо запрещено законом.

По закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, электронная подпись оформляется исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности.

Ключ некопируемый, то есть с него невозможно сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста.

На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход к новому порядку работы планировался с 1 марта 2023, однако этот срок перенесли на сентябрь из-за технических сложностей (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

Итак, до осени 2023 года директор может подписывать документы:

  • действующей подписью от коммерческого удостоверяющего центра;
  • новой подписью от УЦ ФНС или УЦ – доверенного лица налоговой службы.

А сотрудники:

  • действующей подписью, выданной коммерческим УЦ по старым правилам (ЭП, которая содержит реквизиты организации);
  • новой подписью от коммерческого УЦ без метки о работодателе. К документу, подписанному такой ЭП нужно приложить машиночитаемую доверенность.

С 1 сентября 2023 года ЭП, выданные по старым правилам, будут аннулированы.

Чем отличается ЭП физлица от прежней ЭП с данными сотрудника

В ЭЦП физлица не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. Дополнительно, чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД – машиночитаемую доверенность.

Благодаря персонализации ключа, граждане смогут использовать новую электронную подпись не только для рабочих, но и для личных целей.

Например, подавать документы в госорганы, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги и т.д.

Подпись компании выпускается на первое лицо (директора, генерального директора или др.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ не копируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Кроме прочего, ЭП необходима сотрудникам, если ваша компания реализует маркированные товары. Без ЭП невозможно настроить ЭДО с другими участниками товарооборота и передачу данных в ЦРПТ (Честный ЗНАК).

Где и как можно получить электронную подпись в 2023 году

С 1 января 2022 года юридические лица и предприниматели получают квалифицированные сертификаты в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

В ФНС есть возможность оформить электронную подпись бесплатно, однако там выдадут только сертификат КЭП, а носитель придется приобретать дополнительно и самостоятельно заниматься настройкой рабочего места.

Если воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, вам наверняка обеспечат и установку программы и дальнейшую техподдержку.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Как получает ЭП руководитель организации в 2023 году

Подпись компании теперь выпускается на единоличный исполнительный орган (генерального директора), который по Уставу может представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Для оформления сертификата руководители

  • коммерческих фирм– нужно обратиться в налоговую (независимо от места регистрации) или в аккредитованный УЦ – доверенное лицо ФНС (полный список здесь);
  • финансовых организаций– в УЦ Банка России,
  • госучреждения– в Казначейство.

Руководителю понадобятся следующие документы:

  • заявление на получение подписи;
  • паспорт;
  • СНИЛС.

дополнительно могут потребовать:

  • выписку из ЕГРЮЛ,
  • копию устава с изменениями,
  • решение и приказ на руководителя.

Также руководителю понадобится токен для записи ЭЦП – защищенный флеш-накопитель формата USB Type-A и сертификат к нему (его выдает продавец).

Срок изготовления ЭЦП – подпись выдадут в день обращения.

Как выпустить ЭП сотруднику организации

Помимо генерального директора, подпись для участия в ЭДО может потребоваться в работе следующим сотрудникам:

  1. Кадровику– для организации кадрового документооборота с удаленными работниками, оформления электронных трудовых книжек и больничных листов по новым правилам. Также начальник отдела персонала подает информацию через интернет в СФР, Росстат, службу занятости.

Что изменилось в правилах ведения электронных трудовых в 2023 году?

  1. Бухгалтеру – для сдачи отчетов в ФНС, Социальный фонд России, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Центробанк и т.д. Сотрудники бухгалтерии используют также ЭП для подписания «первички» и других документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.
  2. Юристу– для заключения сделок, подписания договоров, дополнительных соглашений с контрагентами по ЭДО, подачи в электронном виде жалоб и исков в арбитражный суд, взаимодействия с госорганами (например, подачи документов в Росалкогольрегулирование, Роспатент, Росреестр и т.д.).

Персональная ЭП для сотрудников оформляется через аккредитованные УЦ. Также гражданин вправе сделать это самостоятельно, обратившись в МФЦ по месту своего жительства.

Как оформить ЭП физическому лицу

Для получения персонального ключа подписи гражданину потребуется заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить небольшой пакет документов:

  • паспорт,
  • СНИЛС,
  • ИНН,
  • флеш-накопитель типа А.

Доверенность от работодателя не нужна, т.к. физлицо сможет пользоваться сертификатом независимо оттого, работником какой компании он является на текущий момент.

Даже при увольнении или совмещении нескольких мест трудоустройства, ЭП останется прежняя. Потребуется только выпустить новую машиночитаемую доверенность (МЧД).

Как получить ЭП индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель не является юридическим лицом.

ИП – это гражданин, обладающий определенным статусом. Поэтому выпуск ЭЦП для него схож с оформлением подписи физлица, но в сертификате помимо персональных данных будет информация об основном регистрационном номере (ОГРНИП).

За ЭП предпринимателю, как и руководителю организации, нужно обращаться в налоговую или к ее доверенному лицу.

При подаче заявки нужно предоставить:

  • паспорт,
  • номер СНИЛС,
  • оригинал ИНН,
  • выписку из ЕГРНИП.

Если у ИП есть сотрудники в найме и им нужно использовать подписи для работы, придется выпустить отдельные ЭП для физлиц.

Как оформить ЭЦП самозанятому

Электронная подпись значительно расширяет географию деятельности самозанятого, который нередко ведет бизнес с удаленными заказчиками. С ее помощью можно заключать контракты, пользоваться государственными услугами и электронными сервисами.

Самозанятые, которые работают с заказчиками через специальные платформы часто используют простую электронную подпись.

Отчетность плательщики налога на профессиональный доход не сдают и онлайн-кассами не пользуются.

Однако, подпись может им пригодится для обмена документами по ЭДО (электронный документооборот применяется в т.ч и на международном уровне – удобно при работе с иностранными заказчиками) или для личных целей.

Получить ЭЦП самозанятый может в любом УЦ, аккредитованном Минцифрой. Порядок обращения ничем не будет отличаться от оформления ЭП для физлица.

Как выпустить КЭП по новым правилам

Функция по выпуску КЭП с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу.

Для оформления сертификата юридические и физические лица должны подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц инспекции.

Кому нужна электронная подпись

Где получить ЭП

Физическое (частное) лицо

Аккредитованный удостоверяющий центр (АУЦ)

Физлицо – сотрудник организации или ИП

АУЦ

Генеральный директор юридического лица

ФНС и ее доверенные лица (ДЛ)

Индивидуальный предприниматель

ФНС и ДЛ

Обратите внимание, что получить ключ по доверенности не получится. Согласно приказу ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@, процесс оформления и выдача ЭЦП осуществляется только будущему владельцу лично в руки.

Исключение – продление сертификата до сентября 2023 года в УЦ, с которым было сотрудничество ранее.

Пошаговая инструкция для выпуска КЭП в 2023 году

  1. определить кому и для каких нужд требуется электронная подпись;
  2. выбрать удостоверяющий центр и убедиться в его полномочиях;
  3. сформировать заявку;
  4. предоставить необходимые документы;
  5. оплатить счет удостоверяющего центра (для руководителей и ИП, которые получают ЭП в ФНС, она бесплатна, но нужно купить токен);
  6. получить КЭП вместе с сертификатом.

Электронный документооборот и ЭЦП

Электронный документооборот и электронная подпись непосредственно связаны друг с другом.

ЭЦП придает юридическую значимость файлам, передаваемым по каналам ТКС.

К 2024 году государство планирует полный перевод бизнеса на рельсы ЭДО (протокол президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию от 25.12.2020 № 34).

Уже сейчас со многими государственными структурами можно взаимодействовать только в цифровом формате.

Кроме того, обмен документами в электронном виде с контрагентами и даже с собственными сотрудниками позволяет компаниям экономить ресурсы и уходить от обработки большого объема бумажной первички.

В работе предприниматели используютразные виды ЭП. Например, для взаимодействия с госорганами лучше применять наиболее защищенный формат – УКЭП, а в кадровом делопроизводстве или при общении с партнерами файлы подписывать даже подписываются простой или неквалифицированной ЭП.

С ЭЦП бизнесу проще получать государственные услуги, заключать и закрывать сделки, взаимодействовать с банками, страховыми компаниями и т.д.

Информационные цифровые технологии все активней внедряются в работу, а электронная подпись документов обеспечивает скорость, удобство и безопасность делового общения.

В 2023 году ЭП могут получить не только представители компаний, но и индивидуальные предприниматели, самозанятые и просто физлица.

Новые форматы документов: электронный заказ-заявка и электронный договор фрахтования

Система передачи электронных перевозочных документов начала действовать с 1 сентября 2022 года. А с марта 2023 года в ГИС ЭПД добавили новые форматы документов.

Сегодня использование электронных перевозочных документов не является обязательным, но многие компании уже используют этот инструмент в бизнесе, так как электронный документооборот значительно ускоряет процессы и помогает экономить.

До недавнего времени для электронного оформления было доступно три документа:

  1. Транспортная накладная.
  2. Сопроводительная ведомость.
  3. Заказ-наряд.

Ввод новых форматов документов в ГИС ЭПД

Постановление правительства № 476 от 25.03.2023 года было опубликовано 29 марта и вступило в силу с этой же даты. Оно внесло изменения в правила обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в ГИС ЭПД.

Теперь в электронном виде можно также оформить:

  1. Договор фрахтования.
  2. Путевой лист.
  3. Заказы (заявки).

Форматы документов определены приказами ФНС и уже вступили в силу:

В Устав автомобильного транспорта поправки вступили 1 марта 2023 года – они разрешают формировать путевой лист, договор фрахтования и заказ-наряд на перевозку в электронном виде.

Обязательно ли применять электронные перевозочные документы     

Сейчас формирование и применение в документообороте электронных перевозочных документов проходит на добровольной основе, то есть можно пользоваться как ЭДО, так и привычным бумажным форматом. При этом, если вы переходите на ЭДО, то бумажные документы формировать не нужно, так как электронные документы имеют такую же юридическую силу и подписываются квалифицированной электронной подписью.

Но рекомендуем не затягивать с переходом на ЭПД, так как уже в 2024 году планируется полный переход на электронные документы.

Работайте с электронными перевозочными документами через «1С-ЭПД» – быстрая доставка контрагентам, возможность внесения правок и уведомления обо всех этапах перевозки. Возможности сервиса:

  • Обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозки.
  • Взаимодействие с ГИС ЭПД.
  • Поддержка всех требуемых ФНС форматов ЭПД.
  • Обеспечение подписания ЭПД всеми участниками логистической цепочки.
  • Визуализация всех типов документов.
  • Мгновенное уведомление участников перевозки о деталях приемки-передачи груза.

Подключить сервис

Почему стоит перейти на электронные перевозочные документы

Многие компании уже убедились, что применение электронных документов идет на пользу бизнесу и активно переходят на ЭПД.

Чем удобен ЭДО для перевозок:

  • Быстрый обмен документами: теперь не нужно ждать, пока водитель вернется с документами к заказчику – электронная подпись дает возможность быстро получить согласие контрагента и произвести расчеты.
  • Экономия бумаги и денежных ресурсов: перевозочных документов обычно много, при ЭДО их распечатывать не нужно.
  • Возможность отслеживать все этапы транспортировки, особенно если перевозка производится несколькими транспортными компаниями – всегда видно, где находится груз.
  • Отсутствие ошибок в документах и утери экземпляров: электронные документы хранятся в системе и проходят автоматическую проверку на правильность заполнения, они всегда под рукой. При необходимости можно быстро внести изменения в документ.
  • Четкое соблюдение законодательства: быстрое обновление форм документов при возможных изменениях.
  • Простота взаимодействия с налоговой: по требованию инспекторов ФНС не нужно предоставлять бумажные документы, они сами смогут посмотреть электронный экземпляр.

Кто может подключиться к системе электронных перевозочных документов

Применять электронную транспортную накладную (ЭТрН), электронный заказ-наряд и электронную сопроводительную ведомость могут следующие участники грузоперевозок:

  • грузоотправители (оптовые и производственные компании);
  • транспортные и логистические организации, экспедиторы;
  • грузополучатели (розничные предприятия, магазины и т. п);
  • компании полного цикла.

Каждый из участников цепочки при получении груза и передаче его следующему звену подписывает документы электронной подписью: для грузоотправителей и получателей понадобится КЭП, для перевозчика (водителя) возможно применение простой подписи. Это позволяет отслеживать передвижение груза по всей цепочке и оценивать сроки доставки, на каком этапе произошла задержка.

Кто может работать с электронными путевыми листами (ЭПЛ)

Все компании, имеющие собственный транспорт и использующие его для перевозки грузов, багажа, пассажиров.

А также:

  • Автобазы, автоколонны, МУП, ГУП, ФГУП.
  • Крупные сельскохозяйственные, производственные, добывающие компании с собственным парком машин.
  • Маркетплейсы.
  • Грузоперевозчики (как крупные, так и небольшие ИП).
  • Небольшие компании с собственными автомобилями.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Для начала работы необходимо заключить соглашение с оператором ИС ЭПД.

После заключения соглашения компании предоставят специальное ПО, если ранее не велся учет в другом ПО, которое интегрировано с оператором ИС ЭПД и КЭП.

Отдельные компании не будут иметь доступ к ГИС ЭПД – вся работа ведется через оператора ИС ЭПД. То есть нужно только сформировать документ, подписать и отправить его оператору – обязанность передачи его в систему лежит на операторе.

Подключайтесь к «1С-ЭПД» и работайте со своими контрагентами с полным соблюдением законодательства и с полным контролем за передвижением своих товаров. Мы гарантируем доставку ваших документов в ГИС ЭПД.

Подключить сервис

Несмотря на то, что сегодня подключение к системе электронных перевозочных документов ведется на добровольной основе, вскоре это может перейти в обязательное требование. Поэтому рекомендуем заранее познакомиться с порядком работы и попробовать ЭПД на практике – так вы будете готовы к изменениям в законодательстве и новым правилам.

Сотрудничество с самозанятым: что ответить на требование ФНС

Инспекция требует пояснений от налогоплательщика, если считает, что произошла подмена трудовых отношений с целью экономии на НДФЛ и страховых взносах. Рассказываем, как правильно дать ответ ФНС по работе с самозанятыми, чтобы избежать доначислений и штрафов.

Причины, по которым ИФНС может прислать требование

С 2022 года налоговая стала активно проверять компании, которые сотрудничают с самозанятыми, на предмет подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Вызвано такое повышенное внимание фискалов в первую очередь злоупотреблениями со стороны налогоплательщиков. Информация, что при работе с самозанятым не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, лежит на поверхности. С введением нового спецрежима в 2019 году, многие недобросовестные работодатели стали злоупотреблять правом, и трудовые договоры сменили на коммерческий найм.

Налоговая служба, обеспокоенная ситуацией, опубликовала письмо № ЕА-4-15/4674 от 15.04.2022 «О направлении информации по проведению мероприятий налогового контроля по НПД».

В документе, в частности, перечислены моменты, на которые должны обращать внимание инспекторы при проверке бизнеса:

  • систематический характер отношений с самозанятым;
  • фиксированный ежемесячный размер вознаграждения;
  • дисциплинарный контроль за самозанятым;
  • инфраструктурная зависимость и т.п.

Если налоговики обнаружат эти и другие критерии подмены трудовых отношений между организацией и ее контрагентом на НПД, они пришлют требование о предоставлении пояснений.

Что может послужить причиной

  • Условия в договоре указывают на наличие трудовых отношений.

Не имеет значения наименование контракта или формальный статус сторон. Фискалы смотрят именно на экономическое обоснование сотрудничества и квалифицируют содержание текста (письма ФНС от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@от 11.08.2017 № СА-4-7/15895@).

Компания вполне может нанять самозанятого вэб-мастера для создания и технической поддержки корпоративного сайта. Но если в договоре с ним прописать, что оплата производится ежемесячно раз в две недели, а для выполнения задачи предоставляется рабочее место и техника заказчика, налоговики могут усмотреть в этом подмену трудовым отношениям.

  • Самозанятый работает только с одним заказчиком.

Перечень и количество нанимателей легко отслеживается через приложение «Мой налог», когда плательщик НПД формирует счета и чеки за оказание своих услуг.

Если заказчик единственный, и самозанятый оформил свой спецрежим как будто специально «под него», ФНС потребует объяснений.

  • Количество сотрудников компании не соответствует ее реальным потребностям.

Например, клининговая компания имеет трудовые договоры только с бухгалтером и директором, а специалисты по уборке оформлены как самозанятые на подряде. Такая схема работы привлечет интерес налоговой и, скорей всего, будет квалифицирована как сокрытие наемного труда.

Пример из судебной практики, когда суд встал на сторону налоговиков: Определение ВС от 14.02.2019 № 304-КГ18-25124 по делу № А70-13715/2017.

Моменты, на которых «прокололась» компания:

  • работодатель был единственным заказчиком;
  • местом оказания услуг являлся офис, и исполнители по договору ГПХ не оплачивали аренду рабочего места;
  • денежное вознаграждение выплачивалось ежемесячно, без «закрывающих» документов и другого подтверждения объема выполненных работ,
  • на территории заказчика исполнители находились 40 часов в неделю.

Платформа Наймикс поможет организовать эффективное и безопасное сотрудничество с внештатным персоналом, минимизировать риски и наладить электронный документооборот с удаленными исполнителями.

Как избежать ненужного внимания ИФНС при сотрудничестве с самозанятыми

Корректно составленный договор

Первое, самое главное, – стоит позаботиться о составлении грамотного договора. Из документа не должно следовать, что компания и нанятый специалист находятся в трудовых взаимоотношениях.

В договор не нужно включать условия о:

  • подчинении трудовому распорядку;
  • следовании режиму рабочего времени;
  • получении зарплаты два раза в месяц вместе со штатными работниками;
  • расположении рабочего места самозанятого в офисе;
  • предоставлении заказчиком материалов, техники, инструментов и мощностей;
  • проведении инструктажа по охране труда;
  • графике отпусков, направлении в командировку.

Проверка статуса самозанятого перед заключением договора

Перед заключением контракта запросите справку о постановке на учет самозанятого. Убедитесь, что статус его активен, внесите данные об использовании спецрежима НПД в договор.

Удостоверьтесь также, что в чеках исполнителя четко прописано наименование услуги. Например, «раздача листовок», «создание вэб-сайта», «редактирование статей», «малярные работы в помещении» и т.д.

Храните все чеки, акты об оказании услуг, счета и прочие документы, подтверждающие сотрудничество с внешним исполнителем (скриншоты переписок в мессенджере, поиска исполнителей на фриланс-платформах электронные письма).

Кстати, использование платформы Наймикс будет дополнительным аргументом в пользу компании, если ФНС потребует пояснить сотрудничество с самозанятым. Сервис обеспечивает электронный документооборот с физлицами и хранит всю историю взаимодействия.

Дополнительно встроена проверка статуса самозанятого, стоп-листы на привлечение сотрудников и бывших сотрудников, банковская проверка ПОД/ФТ и многое другое.

Что делать, если компания получила требование ФНС

Проигнорировать требование налоговиков грозит штрафом. Молчаливое бездействие обойдется компании в 200 руб. за каждый непредоставленный документ и до 10 000 руб. за отсутствие пояснений по сделке.

Для начала внимательно изучите текст требования ФНС. Как правило, в нем уже содержится примерный перечень документов, которые запрашивает инспекция. Это могут быть акты, накладные, чеки, выставленные счета, ТЗ заказчика и др.

Дополнительным аргументом послужат и внутренние акты, например, штатное расписание, в котором нет позиции привлеченного специалиста.

Однако, главным документом, подтверждающим добросовестность компании в вопросах налоговой оптимизации, является договор с самозанятым. Перед тем как передавать его в руки налоговиков, еще раз проверьте содержание и убедитесь, что в тексте нет двусмысленных положений.

К пакету также следует приложить письменный ответ на требование.

Ответ на требование налоговой о сотрудничестве с самозанятым

Пояснения даются в свободной форме. Как такового регламента их составления нет. Следуйте правилам делового документооборота, формулируйте ответ лаконично, но убедительно. Задача компании – аргументировать, что взаимодействие с самозанятым не содержит признаков трудовых отношений, и обосновать потребности привлечения внештатных специалистов.

Например, шаблонной фразой для ответа является следующая:

«Экономическим смыслом деятельности привлекаемых организацией физических лиц (самозанятых) не является осуществление ими трудовых функций в качестве наемных работников».

Срок ответа на требование – пять рабочих дней. При необходимости можно попросить у налоговиков дополнительное время для формирования пакета подтверждающих документов.

Что изменится в отчетности за 1 квартал 2023 года

Новый отчетный период наступил. Изменений в отчетности и уплате налогов и взносов в 2023 году много. Какие-то новшества бухгалтеры уже опробовали. Что-то предстоит сделать впервые. Основное изменение – сроки уплаты обязательных платежей и сдачи отчетности по ним.

Уведомления об исчисленных налогах и страховых взносах

С 2023 года платить налоги и взносы надо единым налоговым платежом (ЕНП). Для этого компании перечисляют деньги на единый налоговый счет (ЕНС). То есть на этот счет организация или ИП заранее кладет деньги, которых хватит по всем обязательствам компании перед бюджетом. Один счет – один КБК. Когда придет время уплаты налогов, налоговики сами спишут с него необходимую сумму по каждому платежу.

Чтобы налоговая могла идентифицировать платежи, поступающие на счет, компания должна создать специальное уведомление (п. 9 ст. 58 НКприказ ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@). В нем указываем, какую сумму налога компания должна государству за соответствующий период. Без этого уведомления инспекторы не смогут понять, как разнести деньги с единого налогового счета по видам платежей.

Уведомление надо подавать только если отчет или декларация по налогу/взносам представляется позже, чем прошла оплата. Например, декларацию по НДС сдаем до 25 апреля, налог платим до 28 апреля, уведомление подавать не нужно. Налоговая по декларации сама идентифицирует платеж и спишет нужную сумму с ЕНС.

Особенность этого уведомления заключается в том, что по нему нет корректирующей формы. Если нужно исправить ошибку в представленном документе, просто подаем новый документ. Тогда у налоговиков отразится последний из представленных отчетов.

Заполнить уведомление просто. Главное – правильно указать всю информацию. Ошибка приведет к некорректному списанию с ЕНС суммы налога и начислению пеней, если образуется недоимка по ЕНС.

ЕФС-1

После того, как ПФР и ФСС объединились, с 2023 года работодатели должны отчитываться в новый Социальный фонд (СФР). По форме «Сведения для ведения индивидуального персонифицированного учета и сведения о начисленных страховых взносов на обязательное социальное страхование несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» – ЕФС-1.

Особенностью этого отчета являются разные сроки его сдачи в СФР. За 1 квартал 2023 года нужно представить:

  • Сведения о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД).

По этому основанию отчет сдают в составе Титульного листа, Подраздела 1 и Подраздела 1.1 Подраздела 1. Основание для его сдачи: заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров, а также приостановление и возобновление трудового договора. Срок сдачи – на следующий день, после указанных мероприятий.

При переводе работников или изменении способа ведения трудовой книжки отчет надо сдать до 25 числа следующего месяца.

Если таких мероприятий не было, подраздел не сдают.

  • Информация по бюджетникам (новая отчетность).

ЕФС-1 по этому основанию включает в себя Титульный лист, Подраздел 1 и Подраздел 1.3. Подают отчет в таком составе ежемесячно до 25 числа.

  • Информация по взносам на травматизм.

Начиная с 1 квартала 2023 года информация по взносам на травматизм предоставляется в составе следующих листов ЕФС-1: Титульного, Подраздела 2.1 Раздела 2 (обязательно), Подразделов 2.1.1 Подраздела 2.1 (по необходимости), Подраздела 2.2 Раздела 2 (при необходимости) и Подраздела 2.3 Раздела 2 (обязательно). Срок сдачи отчета – до 25 апреля.

Персонифицированные сведения

Ежемесячно до 25 числа все работодатели представляют в ИФНС персональные данные работников и сведения о суммах выплат по ним за прошедший месяц (п. 7 ст. 431 НКприказ ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022).

28 марта 2023 года вышло письмо ФНС № БС-4-11/3700, согласно которому можно не подавать сведения за третий месяц каждого квартала (март, июнь, сентябрь), так как информация о них указывается в Разделе 3 РСВ. Данное разъяснение противоречит положениям НК, согласно которым отчет сдается по итогам каждого месяца, без исключений. В связи с этим надежнее будет пока не отказываться от сдачи отчетности и дождаться уточнений со стороны налоговой службы.

Расчет по страховым взносам

С 2023 года страховые взносы начисляют по единому тарифу (без разбивки на ОПС, ОМС и ОСС). Базой для начисления являются выплаты физическим лицам. Страховые взносы начисляются на выплаты по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Перечисляют страховые взносы ежемесячно до 28 числа в составе ЕНП. РСВ сдают в налоговую инспекцию ежеквартально – до 25 числа следующего месяца (п. 7 ст. 431 НК).

Отчет содержит сведения по работникам, то есть застрахованным лицам на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Так как взносы начисляют по единому тарифу, соответственно, с 1 квартала 2023 года в отчете:

  • Сумма начисленных взносов указывается в одной строке, без разделения на фонды.
  • Некоторые разделы исключены.
  • Некоторые разделы объединены.

Отчет дополнили разделом 4: заполняют плательщики страховых взносов на социальное и медицинское страхование, которые производят выплаты прокурорам, следователям, судьям.

6-НДФЛ

С 2023 года поменялся алгоритм исчисления НДФЛ с выплат работникам. Месячный расчетный период для оплаты налога теперь с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца. За этот период НДФЛ оплачивают в срок до 28 числа текущего месяца.

Например: НДФЛ с выплат работникам с 23 февраля по 22 марта (зарплата, отпускные, аванс, больничные и т. д.) перечисляется на ЕНС до 28 марта.

Форма 6-НДФЛ, как и прежде, содержит 2 раздела.

Декларация по налогу на прибыль

Форма декларации по налогу на прибыль претерпела небольшие изменения в 2022 году. До 25 апреля нужно отчитаться по налогу за 1 квартал 2023 года и за отчетные периоды с января по март (организациям, уплачивающим налог по фактической прибыли).

Налог оплачивают в составе ЕНП до 28 апреля.

Декларация по НДС

Существенно форма декларации по НДС не изменилась (приказ ФНС от 12.12.2022 № ЕД-7-3/1191@). Изменились некоторые коды строк: уточнения коснулись строк, которые отражают вычеты по НДС. Декларацию сдают в ИФНС, как обычно, до 25 апреля. А срок уплаты налога изменился: по 1/3 до 28 апреля, мая, июня в составе ЕНП.

Организации и ИП подают декларацию по НДС только в электронном виде по ТКС через оператора ЭДО. Послабление в апреле 2023 года сделано только для налогоплательщиков новых территорий РФ: декларацию можно сдавать как в электронном виде, так и на бумаге (приказ ФНС от 12.12.2022 № ЕД-7-3/1191@).

Подтверждение основного вида деятельности

Каждый год организации подтверждают вид основной экономической деятельности для установления тарифа по страховым взносам от несчастных случаев. До 15 апреля (с учетом переноса – до 17 апреля) необходимо отправить в СФР заявление о подтверждении основного ОКВЭД за 2022 год (приказ Минздравсоцразвития от 31.01.2006 № 55).

Минфин уточнил, как ИП на патенте учитывать предоплату

Предоплата, полученная предпринимателем на патентной системе налогообложения, является его доходом. О том, в какой момент эти средства необходимо отразить в доходах, Минфин сообщил в письме от 09.02.23 № 03-11-11/10435.

Скачать письмо Минфина от 09.02.23 № 03-11-11/10435

Напомним: для предпринимателей на ПСН установлено ограничение по годовому размеру доходов от реализации — не более 60 млн рублей. Если эта величина превышена, то считается, что ИП перешел на общий режим налогообложения (либо на УСН или ЕСХН — при совмещении патента с одним из данных спецрежимов) с начала налогового периода, на который ему был выдан патент. Для цели учета полученных доходов ИП на ПСН ведут книгу учета доходов (форма и порядок заполнения утв. приказом Минфина от 22.10.12 № 135н).

Момент поступления дохода определяется «по оплате». Это значит, что при безналичных расчетах датой получения выручки будет день поступления денег на банковский счет ИП либо по его поручению на счета третьих лиц (п. 2 ст. 346.53 НК РФ). Соответственно, денежные средства, которые ИП на патенте получил в качестве предоплаты, учитываются в составе доходов в момент поступления их на соответствующий счет.

ФНС рекомендовала организациям и ИП проверять, какой период указан в уведомлениях об исчисленных налогах

К основным ошибкам, которые допускают организации и ИП при представлении уведомлений об исчисленных налогах, ФНС отнесла, в том числе неверное указание в уведомлениях налогового или отчетного периода.

В связи с этим ФНС своем письме от 27.02.2023 № КЧ-4-8/2202@ поясняет, что указание периода необходимо для правильного определения срока уплаты, а также однозначной связи с налоговой декларацией (расчетом, сообщением об исчисленных суммах налогов) или новым уведомлением.

В 2023 году уведомление об исчисленных налогах нужно подавать только по срокам уплаты, которые будут в этом году, если не сдается декларация.

В случае указания неправильного периода налогоплательщику будет направлено сообщение, что указанный отчетный период невозможен для этой обязанности (например, если налогоплательщик указал вместо квартального месячный период).

ФНС разъясняет, как подать уведомление об исчисленных суммах авансовых платежей по налогам на имущество организаций

Налоговики дали очередные разъяснения на типовые вопросы налогоплательщиков, в частности, когда надо сдать уведомления об «авансах» по имущественным налогам.

Уведомления представляются, если законодательством предусмотрена уплата налогов, авансовых платежей по налогам до представления соответствующей налоговой декларации (расчета) либо если обязанность по представлению налоговой декларации (расчета) не установлена.

Для отчетных периодов 2023 года не установлена обязанность организации по представлению налоговых деклараций (расчетов) по налогам на имущество.

Следовательно, для учета совокупной обязанности по уплаченным авансовым платежам по таким налогам необходимо представить уведомление по форме, утвержденной приказом ФНС России от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@.

Представить уведомление в налоговый орган по месту учета нужно не позднее 25 числа месяца, в котором установлен срок уплаты соответствующих авансовых платежей по этим налогам. Не позднее 28 числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом, авансы необходимо уплатить.

Отчетными периодами для организаций признаются:

  • по транспортному и земельному налогам – первый, второй и третий кварталы календарного года;
  • по налогу на имущество организаций – первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года (для плательщиков, исчисляющих налог исходя из кадастровой стоимости – первый, второй и третий кварталы календарного года).

Необходимо учитывать, что согласно части 14 статьи 4 закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ в течение 2023 года налогоплательщики могут продолжать перечислять налоги («авансы») не единым налоговым платежом, а по-старому, то есть отдельными платежками.

Такие платежки заменяют собой уведомления. Дополнительно сдавать уведомления не нужно.

На вопрос, требуется ли представлять уведомление об исчисленных суммах налога на имущество организаций за налоговый период 2022 года, уплаченных в 2023 году, если организация уже представила налоговую декларацию по этому налогу за налоговый период 2022 года, даны следующие разъяснения.

Уведомление используется для формирования совокупной обязанности, учитываемой на едином налоговом счете, со дня представления уведомления в налоговый орган, но не ранее наступления срока уплаты соответствующих налогов, авансовых платежей по налогам и до дня представления налоговой декларации (расчета) по соответствующим налогам, авансовым платежам по налогам, указанным в уведомлении..

С учетом этого не требуется представлять уведомление об исчисленных суммах налога на имущество за 2022 год, уплаченных в 2023 году и указанных в ранее поданной налоговой декларации по данному налогу за тот же период (так же см. «Подача уведомлений о ЕНП по имущественным налогам организаций: рекомендации от ФНС.»).

Минфин уточнил, как ИП на патенте учитывать предоплату

Предоплата, полученная предпринимателем на патентной системе налогообложения, является его доходом. О том, в какой момент эти средства необходимо отразить в доходах, Минфин сообщил в письме от 09.02.23 № 03-11-11/10435.

Скачать письмо Минфина от 09.02.23 № 03-11-11/10435

 

Напомним: для предпринимателей на ПСН установлено ограничение по годовому размеру доходов от реализации — не более 60 млн рублей. Если эта величина превышена, то считается, что ИП перешел на общий режим налогообложения (либо на УСН или ЕСХН — при совмещении патента с одним из данных спецрежимов) с начала налогового периода, на который ему был выдан патент. Для цели учета полученных доходов ИП на ПСН ведут книгу учета доходов (форма и порядок заполнения утв. приказом Минфина от 22.10.12 № 135н).

Момент поступления дохода определяется «по оплате». Это значит, что при безналичных расчетах датой получения выручки будет день поступления денег на банковский счет ИП либо по его поручению на счета третьих лиц (п. 2 ст. 346.53 НК РФ). Соответственно, денежные средства, которые ИП на патенте получил в качестве предоплаты, учитываются в составе доходов в момент поступления их на соответствующий счет.

Утвержден электронный формат заказа (заявки) на перевозку грузов

С 11 марта заказ (заявку) на перевозку груза можно оформлять в электронном виде. Формат этого документа утвержден приказом ФНС от 13.02.23 № ЕД-7-26/108@.

Напомним: Федеральный закон от 06.03.22 № 39-ФЗ внесен изменения в Устав автомобильного транспорта (см. «Принят закон об электронных путевых листах»). Благодаря поправкам, с 1 марта 2023 года разрешено оформлять в электронном виде:

  • договор фрахтования;
  • путевой лист;
  • заказ (заявка) на перевозку грузов.

Форму заказа (заявки) на перевозку грузов применяют при оформлении договоров на перевозку грузов автотранспортом. Утвержденный ФНС формат заказа (заявки) включает две обязательные части: файл обмена информации грузоотправителя и файл обмена информации перевозчика о приеме груза к перевозке.

Комментируемый приказ вступит в силу 11 марта и будет применяться до 1 сентября 2026 года.

Напомним, что ранее ФНС утвердила форматы электронного путевого листа и договора фрахтования.

Страница 7 из 61
Наши специалисты
Ирина
Ирина
Руководитель ТОП-Бухгалтер
Инна
Инна
Ведущий бухгалтер
Марина
Марина
Ведущий бухгалтер
Валерия
Валерия
Ведущий специалист
Зера
Зера
Ведущий бухгалтер
Наталия
Наталия
Ведущий бухгалтер
Сюзанна
Сюзанна
помощник руководителя
tinkoff2022 
QR код реферальной ссылки продукта РКО
QR код реферальной ссылки продукта РКО
 
QR код реферальной ссылки продукта Регистрация ИП
QR код реферальной ссылки продукта Регистрация ООО
QR код реферальной ссылки продукта Регистрация ООО
QR код реферальной ссылки продукта Регистрация ООО
 
QR код реферальной ссылки продукта Оборотный кредит
QR код реферальной ссылки продукта Оборотный кредит
 
 
Наши клиенты
Детский лагерь Арт-квест
Детский лагерь Арт-квест
Точка Молочка
Точка Молочка
Автошкола Практика
Автошкола Практика
Аверс
Аверс
Астрал
Астрал
Автошкола Автоуспех
Автошкола Автоуспех
Магазин строительных материалов  Джин
Магазин строительных материалов "Джин"
Автошкола  ДОСААФ
Автошкола "ДОСААФ"
Тур агентство  Альфа Крым
Тур агентство "Альфа Крым"
Эко Таврида
Эко Таврида
Сеть кафе  Марио
Сеть кафе "Марио"
Автошкола
Автошкола
Стоматологическая клиника  Приор
Стоматологическая клиника "Приор"
Благотворительная организация
Благотворительная организация
Синагога мессианских иудеев  Хава Нагила
Синагога мессианских иудеев "Хава Нагила"
Крымское Бюро Винограда и Вина
Крымское Бюро Винограда и Вина
Студия  СЫЧ
Студия "СЫЧ"
Машиностроительный завод  Прогресс
Машиностроительный завод "Прогресс"
Garage
Garage